home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 023a / lm42.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-05-02  |  73KB  |  1,721 lines
  1.  
  2.                    Label Master - Version 4.2
  3.  Copyright (c) 1985-1991 Robert K. Summers. All Rights Reserved.
  4.       Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207
  5.  
  6.  
  7.                         TABLE OF CONTENTS
  8.  
  9.  
  10. LICENSE STATEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  11.  
  12. REGISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  13.  
  14. INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  15.  
  16. CONFIG.SYS FILE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  17.  
  18. STARTING LABEL MASTER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  19.  
  20. MENU OPTION: ADD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  21.  
  22. MENU OPTION: EDIT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  23.  
  24. MENU OPTION: FIND. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  25.  
  26. MENU OPTION: ZAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  27.  
  28. MENU OPTION: NEXT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  29.  
  30. MENU OPTION: PREVIOUS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  31.  
  32. MENU OPTION: DIAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  33.  
  34. MENU OPTION: LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  35.  
  36. MENU OPTION: SERVICES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  37.      Reindex Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  38.      Change Records File . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  39.      Check State/Zip Codes . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  40.      Set Modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  41.      Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  42.      Copy to ASCII/Floppy. . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  43.      Append Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  44.      Case Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  45.      Search and Replace. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  46.      Zip-Plus-4 Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  47.      Select Printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  48.      Write Letter/Mailmerge. . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  49.      Print Users Manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  50.      Set Defaults. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  51.  
  52. MENU OPTION: VIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  53.  
  54. FUNCTION KEYS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  55.      F1 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  56.      F2 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  57.      F3 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  58.      F4 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  59.      F5 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  60.      F6 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  61.      F7 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  62.      F8 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  63.      F10 function key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  64.  
  65. NOTES FOR CONVERTING FROM EARLIER VERSIONS . . . . . . . . .   20
  66.  
  67. APPENDIX A - REPORT WRITER . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  68.  
  69. APPENDIX B - QUERY BUILDER . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  70.  
  71. APPENDIX C - EXPRESSION BUILDER. . . . . . . . . . . . . . .   31
  72.  
  73. APPENDIX D - WORD PROCESSOR. . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  74.  
  75. APPENDIX E - ZIP-PLUS-4 SERVICE. . . . . . . . . . . . . . .   35
  76.  
  77. REGISTRATION FORM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  78.  
  79. Page 3
  80.                         LICENSE STATEMENT
  81.  
  82. Registered owners - You are a registered owner if you have paid
  83. RKS Software, Inc. the $35 registration fee. Registered owners
  84. are licensed to use their registered copy on a single machine and
  85. to make archival copies for the sole purpose of backing up the
  86. program.  Label Master may be moved from one computer location to
  87. another, so long as there is no possibility of it being used at
  88. one location while it is being used at another.
  89.  
  90. Shareware testers - Label Master is protected by U.S. Copyright
  91. law, and is NOT public domain software.  You are hereby granted a
  92. limited license to make an evaluation copy for trial use on a
  93. private, non-commercial basis for the express purpose of
  94. determining whether Label Master is suitable for your needs. At
  95. the end of this trial period, not to exceed 30 days, you should
  96. either register your copy or discontinue using Label Master.
  97.  
  98.                           REGISTRATION
  99.  
  100. You may register by sending in the form below with a check for
  101. $35. If you are upgrading from any previous version of Label
  102. Master to this new version 4.2, the registration fee is only $25.
  103.  
  104.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  105.  
  106. - registered owners will receive a licensed copy of the most
  107. recent version of Label Master.
  108.  
  109. - notification of future upgrades of Label Master, available at a
  110.   reduced rate.
  111.  
  112. - technical support for any problems or questions.
  113.  
  114.                          HOW TO REGISTER
  115.  
  116. Complete the form at the end of this MANUAL.DOC file, and send it
  117. to us along with your registration fee.
  118.  
  119. If you received this copy of Label Master version 4.2 directly
  120. from RKS Software, Inc. you are already registered and do not
  121. need to send in the registration form.
  122.  
  123. Page 4
  124.  
  125. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  126.  
  127. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  128. board operators are welcome to add Label Master to their
  129. libraries.
  130.  
  131. If you have received Label Master through a user group, a
  132. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  133. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  134. licensing the software, and you are still obligated to register
  135. if you decide to use Label Master.
  136.  
  137.                            DISCLAIMER
  138.  
  139. Label Master is licensed without any warranty of merchantability,
  140. fitness of particular purpose, performance, or otherwise; all
  141. warranties are disclaimed.  By using Label Master, you agree that
  142. RKS Software, Inc., will not be liable to you or any third party
  143. for any use of (or inability to use) this software, or for any
  144. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  145. Inc. or its agents are apprised of the possibility of such
  146. damages occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. be
  147. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  148. including but not limited to special, incidental, consequential
  149. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  150. performance of the program is on you.
  151.  
  152. Page 5
  153.                          SOME QUESTIONS
  154.  
  155. What is Label Master?
  156.  
  157.      Label Master is a very powerful, yet easy to use mail
  158.      management program. With it, you can create a file of names
  159.      and addresses, edit the file, search for specific records or
  160.      browse through the file, and print labels in any of several
  161.      formats.  You can also use Label Master to dial any
  162.      telephone number in any record in its file.
  163.  
  164. What equipment do I need?
  165.  
  166.      Label Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386 or
  167.      compatible computer, with a monochrome or color monitor, and
  168.      a hard disk.  It requires 384K of working memory.  Label
  169.      Master works with any dot matrix or laser jet printer (see
  170.      Services menu, option K). If you want to use its automatic
  171.      telephone dialing capability, you will need a Hayes or
  172.      Hayes-compatible modem.
  173.  
  174.      Label Master works best on a hard disk system, or on a
  175.      floppy disk system with 3 1/2 inch drives or high density 5
  176.      1/4 inch drives. Because of the size of the program, it will
  177.      not fit on a dual floppy disk system using only two 360K
  178.      disk drives.
  179.  
  180. I am upgrading from an earlier version of Label Master.  Can I
  181. use my existing records without having to retype them?
  182.  
  183.      Please see Notes for Converting from Earlier Versions,
  184.      below.
  185.  
  186. Can I use existing records created by other mailing list programs
  187. without having to retype them?
  188.  
  189.      Probably not, but we provide a records conversion service. 
  190.      Send us a sample of your records on a floppy disk and we
  191.      will give you a quote on how much it will cost to convert
  192.      these records for use with Label Master.
  193.  
  194. Page 6
  195.                           INSTALLATION
  196.  
  197. Make a working copy of the program disk and put the original away
  198. in a safe place.
  199.  
  200. INSTALLATION ON 3 1/2 INCH DRIVE:
  201.  
  202. 1. Place the working disk in drive A and type LMASTER.  The
  203. program files will be extracted automatically.
  204.  
  205. 2. Erase the LMASTER.EXE file from the working disk.
  206.  
  207. 3. Type LM4 to start the program.
  208.  
  209. INSTALLATION ON A HARD DISK:
  210.  
  211. 1. Place the working disk in drive A.
  212.  
  213. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  214.    install Label Master.  Example: INSTALL C <press Enter>.
  215.  
  216. 3. The install program will copy the LMASTER.EXE file from the
  217. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  218. called LM4. The install program will extract the Label Master
  219. files from LMASTER.EXE and start Label Master for you.
  220.  
  221. 4. To start Label Master any time in the future, go to the LM4
  222. directory, and type LM4.
  223.  
  224. Page 7
  225.                        - VERY IMPORTANT -
  226.  
  227.                          CONFIG.SYS FILE
  228.  
  229. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  230. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If 
  231. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  232. that has these two lines, and place it in your root directory:
  233.  
  234.                             FILES=20
  235.                            BUFFERS=16
  236.  
  237. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  238. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  239. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  240. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  241. greater than these, you can leave them as they are. 
  242.  
  243.                       STARTING LABEL MASTER
  244.  
  245. Type LM4 at the DOS prompt of the LM4 directory to start Label
  246. Master.
  247.  
  248. In most cases, Label Master will be able to detect whether you
  249. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  250. monitor and the Label Master screens appear to have a bright,
  251. washed out look, type LM4 M to start Label Master.  The extra M
  252. tells Label Master to use monochrome, not color.
  253.  
  254. When you first start Label Master, go to the Services menu and
  255. (1) print the Users Manual, and (2) select your printer.
  256.  
  257.                       WORKING WITH RECORDS
  258.  
  259. You may select any main menu option by pressing the first letter
  260. of the option, or by placing the lite-bar over the option and
  261. pressing the Enter key.
  262.  
  263. Note: you may press the Esc key at any place in the program to
  264. leave the present screen or operation and return to the previous
  265. screen or operation.  For example, if you are in the middle of
  266. editing a previously entered record and decide to abort editing,
  267. just press the Esc key and you will be returned to the main menu
  268. with the original record unchanged.
  269.  
  270. Page 8
  271.                         MENU OPTION: ADD
  272.  
  273. Select this option to add new records.  See the discussion below
  274. under Services N- (Set Defaults) for how to set a number of
  275. options you may use while adding records.
  276.  
  277. Note that the Zip Code field comes immediately after Street, and
  278. before City and State.  This may seem odd at first, but you will
  279. soon see why we do it this way.  Label Master keys off the Zip
  280. Code field to use the records you have already entered as a
  281. look-up table.  If it finds that you have already entered a
  282. record with the same Zip Code as the record you are currently
  283. entering, Label Master will pull the City, State, and Country
  284. data from that record into the record you are currently entering.
  285. It happens instantly.  Once you enter a City, State, and Country
  286. for a particular zip code, you will NEVER have to enter it again.
  287.  
  288. If you do not like this feature, you can turn it off with option
  289. N (Set Defaults) on the Services menu.  See description of
  290. Services below.
  291.  
  292. The Notes field can be used for any information you want, but if
  293. you want to code your records this is the place to do it. There
  294. are as many ways to code your records as there are reasons to
  295. code them.  You will probably work out your own coding schemes,
  296. but here are some examples. Keep in mind that the Notes field has
  297. room for 30 characters, so you are not limited to one-character
  298. codes.  If you want to keep business and personal records in the
  299. same file, but separate, you could enter a P in the Notes field
  300. for Personal, and B for Business.
  301.  
  302. If you want to keep the records of job applicants and employees
  303. in the same file, you could code Applicants with A and Employees
  304. with E. The important thing about any coding scheme is that the
  305. codes be unique.
  306.  
  307. Used in conjunction with the F10 filter option, Notes field
  308. coding can be a powerful tool. The F10 filter is explained below.
  309.  
  310.                         MENU OPTION: EDIT
  311.  
  312. Select this option to edit any record.  Press PgDn to save your
  313. changes.
  314.  
  315. Page 9
  316.  
  317.                         MENU OPTION: FIND
  318.  
  319. Select this option to display a record.  Enter the search
  320. criteria and press PgDn to search.  If using a last name,
  321. organization, or zip code in the search criteria, first use the
  322. F3 key to pick the matching index field, and the record will be
  323. retrieved instantaneously.  A small arrow appears beside the Last
  324. Name, Organization, or Zip Code field heading to indicate the
  325. currently selected order.
  326.  
  327. Label Master will display the first record matching the search
  328. criteria. For example, if you enter SMITH in the Last Name field,
  329. Label Master will find the first Smith in the file.  If you enter
  330. CA in the State field, and nothing else, Label Master will
  331. display the first California record in the file.  If you enter
  332. SMITH in the Last Name field and CA in the State field, Label
  333. Master will display the first Smith in California.
  334.  
  335.                         MENU OPTION: ZAP
  336.  
  337. Select this option to delete the current record. If you zap
  338. (delete) a record, the data is gone forever. Be sure you really
  339. want to delete a record before you do so.  Because Label Master
  340. recycles zapped records, your record count will not change when
  341. you zap a record. See F8 below.
  342.  
  343.                         MENU OPTION: NEXT
  344.  
  345. Select this option to display the next record.
  346.  
  347.                       MENU OPTION: PREVIOUS
  348.  
  349. Select this option to display the previous record.
  350.  
  351.                         MENU OPTION: DIAL
  352.  
  353. Select this option to automatically dial the phone number of the
  354. displayed record.  (Select Set Modem on the Services menu to set
  355. your modem parameters.)  You may never hand-dial a phone again.
  356. Page 10
  357.  
  358.                        MENU OPTION: LABELS
  359.  
  360. Select this option to print mailing labels.  You will be
  361. presented with the following menu:
  362.  
  363.            ITEM                     SETTING      RANGE
  364.  
  365. Set labels across to............   :1:    1 to 4 labels across
  366. Set label width to..............   :3.5:  1.5 to 4.5 inches
  367. Set left margin to..............   : 0:   0 to 70 spaces
  368.  
  369.  
  370. Enter an X to print field.......   : :    Temporary first line
  371.                                    :X:    Name (First + Last)
  372.                                    :X:    Title
  373.                                    :X:    Organization
  374.                                    :X:    Street
  375.                                    :X:    City + State + Zip
  376.                                    : :    Country
  377.                                    : :    Phone
  378.                                    : :    Notes
  379. Add these blank lines to label..   : 1:
  380. Pause after each page...........   :N:    N = No  Y = YES
  381.  
  382.                    SETTING LABEL MENU OPTIONS
  383.  
  384. Set labels across to: labels can be purchased on sheets holding
  385. from one to four labels across.  Enter here the appropriate
  386. number for the type you are using.  The default is 1
  387.  
  388. Set label width to: labels come in many widths.  Enter here the
  389. width of your label. The default is 3.5
  390.  
  391. Set left margin to: enter the column at which you want your
  392. printer to begin printing.  The default is 0.
  393.  
  394. Enter an X to print field: enter an X beside each field you want
  395. to print on your labels.  The defaults are Name, Title,
  396. Organization, Street, and City+State+Zip.
  397.  
  398. The temporary first line feature allows you to print Resident or
  399. some other ad hoc text of your choice.
  400.  
  401. Add these blank lines to label: enter the number of blank lines
  402. you want to insert between labels.  Use this option to adjust for
  403. different size labels. The default is 1
  404.  
  405. Page 11
  406.  
  407. Pause after each page: enter a Y (Yes) or N (No) if you are
  408. manually feeding single sheets of labels to your printer and you
  409. want the program to pause after each sheet so you can insert
  410. another one.  If you answer Y to this question, you will be asked
  411. to specify the number of labels there are on each sheet. The
  412. default is N.
  413.  
  414.                   Notes on labels and printers
  415.  
  416. For laser jets, we recommend you use labels designed specifically
  417. for laser jet use.  Avery produces a very good selection of
  418. mailing labels for both dot matrix and laser jet printers.  Avery
  419. laser jet labels come in several sizes. Examples are:
  420.  
  421. # 5260   2 5/8" x 1"      30 labels per sheet   750 total labels
  422. # 5261       4" x 1"      20 labels per sheet   500 total labels
  423. # 5262       4" x 1 1/2"  14 labels per sheet   350 total labels
  424.  
  425. Both kinds of mailing labels are available from most good
  426. computer and office supply stores, or by mail order from quality
  427. mail order companies such as Moore Business Products or NEBS (New
  428. England Business Service). The Moore Business Products number is
  429. 1-800-323-6230.  The NEBS number is 1-800-225-9550.
  430.  
  431. There are many laser jet and dot matrix printers on the market.
  432. Label Master was developed and tested using the industry standard
  433. Epson dot matrix printers and Hewlett Packard Laser Jet Series II
  434. printer.  If you encounter printing problems, check your printer
  435. manual to see if your printer has an Epson, or HP, emulation
  436. mode. Chances are, it does.
  437.  
  438. If you are using a laser jet printer, you can control the top
  439. margin, and the number of lines per page to print.  See Set
  440. Printer on the Services menu. The defaults are a top margin of 3
  441. and a page length of 60 lines.  This default setting works fine
  442. for the most common 1 inch (vertical) laser jet labels.
  443.  
  444. If you are using labels bigger than 1 vertical inch, you will
  445. have to adjust the top margin and lines per page setting. For
  446. example, if you are using 1 1/3 inch labels which come 14 per
  447. sheet (2 rows of 7 labels), your settings will probably be a top
  448. margin of 5 and a page length of 56. Printers print 6 lines per
  449. inch, so each 1 1/3 inch label takes 8 lines. 8 lines per label
  450. times 7 labels = 56 lines per page.
  451.  
  452.                               NOTE:
  453.  
  454. Label Master prints labels in the order you have selected with
  455. the F3 (set index) key.  The arrow beside the Last Name,
  456. Organization, or Zip Code shows the current order.
  457. Page 12
  458.  
  459.                       MENU OPTION: SERVICES
  460.  
  461. Select this option to display a list of important utilities.
  462.  
  463. A - Reindex Files - Label Master uses automatically maintained
  464. files called indexes to keep your records in order by last name
  465. and zip code. Power outages, power surges, brownouts (voltage
  466. reductions), or other power-related problems affecting your
  467. system can adversely affect these index files without your
  468. knowing it. If your records ever seem to be out of sequence, just
  469. use this feature to rebuild the index files.
  470.  
  471. B - Change Records File - You can use this feature to switch to a
  472. floppy disk of records on drive A or B, or to switch to another
  473. hard disk directory.  When you select this feature, a list of
  474. floppy drives and hard disk directories will appear.  Pick the
  475. drive or directory you want.
  476.  
  477. You can change the list by selecting Label Master File Locations
  478. from the main menu View option.  The defaults are A:, B:, and
  479. C:\LM4.
  480.  
  481. If you want to keep a separate mailing list on a floppy disk,
  482. just place a formatted disk in drive A or B, select the drive you
  483. want from the pull-down menu, and Label Master will automatically
  484. create the necessary files on the floppy disk. You can keep about
  485. 900 records on a floppy disk.
  486.  
  487. If you pick a hard disk directory, Label Master will ask you to
  488. enter the name of the directory you want to switch to, e.g,
  489. C:\CLIENTS. Label Master will automatically switch to the new
  490. directory and load the new file.
  491.  
  492. If you select a directory in which you have not used Label Master
  493. files before, Label Master will automatically create new Label
  494. Master files in that directory.
  495.  
  496. If you select a directory which does not yet exist, Label Master
  497. will ask you if you want to create the new directory.  If you
  498. answer yes, Label Master will automatically create the new
  499. directory, and create new Label Master files in that new
  500. directory.
  501.  
  502. Label Master always shows you the current drive and directory in
  503. the lower left part of your screen.
  504.  
  505. Please remember to back up each of these separate mailing list
  506. files.
  507. Page 13
  508.  
  509. C - Check State/Zip Codes - use this feature to display or print
  510. a list of records with erroneous state/zip codes.  When you
  511. select this feature, Label Master checks to see if the entry in
  512. the state/province field of each record (e.g. VA, NY, PA, etc.)
  513. appears in the state/province look-up table.  If it does, Label
  514. Master then checks to see if the zip code entry for the record
  515. falls within the range of zip codes for that state or province. 
  516. If either one of these checks fails, Label Master reports an
  517. error.
  518.  
  519. Label Master comes complete with state/territory/zip code data
  520. for the United States, and province/territory/postal code data
  521. for Canada.  Use the main menu View option to add state/province
  522. data for other countries if you desire.
  523.  
  524. D - Set Modem - Use this feature to configure your modem if you
  525. want to use the autodialing feature.  Label Master supports four
  526. COM ports.  It automatically supports the traditional COM1 and
  527. COM2 ports.  Just tell Label Master which port your modem is
  528. using.
  529.  
  530. If your system uses one of the COM3/COM4 serial adapters, Label
  531. Master needs to know two things you have probably never heard of
  532. before: your modem's BASE I/O address number and the IRQ hardware
  533. interrupt number. Label Master will automatically supply some
  534. commonly used parameters (port 3: baseio = 1000, irq = 5; port 4:
  535. baseio = 744, irq = 5), but if these don't work for your modem,
  536. you can look up the correct numbers in your modem manual (or call
  537. the modem manufacturer) and insert them on this Set Modem screen.
  538. You will only be prompted for this data on the Set Modem screen
  539. if you choose port 3 or port 4.  You can ignore all this if you
  540. are using port 1 or port 2 for your modem.
  541.  
  542. E - Reports - Use this feature to:
  543.  
  544.      - design and print hardcopy lists of your records. See
  545.      Appendix A for complete instructions.
  546.  
  547.      - produce bulk mail reports to help you obtain bulk mail
  548.      discounts. You can get reports through the third, fourth, or
  549.      fifth digit of the zip code.
  550.  
  551.      -identify duplicate records. Use this feature to find
  552.      duplicates by any field.  For any duplicates found, the
  553.      report will show the record number, the duplicate field, and
  554.      the last/first name for that record.  The record number does
  555.      not appear on the main Label Master screen. It does appear
  556.      when browsing records with the View option, where you can
  557.      use the Goto command to jump to a desired record number.
  558.  
  559.      -state distribution.  Use this feature to see how many
  560.      records you have in each state. Page 14
  561.  
  562. F - Copy to ASCII/Floppy - Use this feature to copy your records
  563. to an ASCII text file in the current hard disk directory, or to a
  564. floppy disk.
  565.  
  566. Each record in the ASCII text file will be separated by commas
  567. and quotation marks. This is a standard ASCII record format
  568. recognizable by most word processing programs such as
  569. WordPerfect.
  570.  
  571. The copy-to-floppy feature is not a file backup routine. It
  572. copies to only one disk at a time.  When used with the F10
  573. filter, it can be very useful in creating diskette files
  574. containing subsets of your main records file.
  575.  
  576. G - Append Records - Use this feature to append Label Master
  577. records, Dbase records, or records in ASCII format. Be sure you
  578. have enough disk space available to accommodate the additional
  579. records.
  580.  
  581. In the case of dBase records, the field names must match Label
  582. Master's field names.  In the case an ASCII text file, the
  583. records must consist of eleven fields, in exactly the same order
  584. as Label Master's fields, and delimited by commas or quotation
  585. marks.  Label Master's record structure is:
  586.  
  587. Field Name  Field Type   Width
  588.  
  589. LNAME       character    30           ** Label Master also has
  590. FNAME       character    30              a memo field which is
  591. TITLE       character    30              not affected by import
  592. ORG         character    30              and export operations.
  593. STREET      character    30
  594. CITY        character    30
  595. STATE       character     4
  596. ZIP         character    10
  597. COUNTRY     character    30
  598. PHONE       character    30
  599. NOTES       character    30
  600.  
  601. H- Case Conversion - This option lets you convert your mailing
  602. address data (not the Notes, Phone, or Memo fields) to upper case
  603. and vice versa. The Postal Service offers discounts for bulk mail
  604. when the addresses are in upper case.
  605.  
  606. I - Search and Replace - Use this feature to find and replace any
  607. text in any field.
  608. Page 15
  609.  
  610. J - Zip-Plus-4 Service - This feature allows you to take
  611. advantage of the U.S. Postal Service's free service whereby they
  612. will convert your five digit zip codes to nine digit zip codes.
  613. This service will also automatically correct any of your five
  614. digit zip codes which are incorrect.
  615.  
  616. If you have a mailing list of any size, this service can save you
  617. a large amount of money.
  618.  
  619. See Appendix E for complete details.
  620.  
  621. K - Select Printer - use this feature to tell Label Master what
  622. printer you are using.  If you do not find your printer on Label
  623. Master's list of 240 printers, let us know and we will update our
  624. printer list for you.
  625.  
  626. Use this feature also to select the font you want your printer to
  627. use.  Please note that your printer must support the font you
  628. select. For example, if you select italics and your laser jet
  629. does not have an italics font, you will just get the printer's
  630. normal default font instead of italics.
  631.  
  632. Use this feature also to set the top margin and lines per page
  633. for label printing if you are using a laser jet printer.
  634.  
  635. L - Write Letter/Mailmerge - This is a mini word processor and
  636. mailmerge feature.  Use this feature to create a short letter,
  637. embed field names in the letter, and send the letter to the
  638. person in the currently displayed record, or to everyone on your
  639. mailing list. This feature, like all others, obeys the filter
  640. condition, so you can send the letter to any selected sub-set of
  641. persons on your list.
  642.  
  643. See Appendix D for complete instructions on using Label Master's
  644. word processor.
  645.  
  646. M - Print Users Manual - Use this feature to print a copy of the
  647. Users Manual.
  648.  
  649. N - Set Defaults - Use this feature to enable/disable certain
  650. features:
  651.  
  652. The first eight questions apply to features which are active when
  653. you are adding new records, i.e., when you have selected Add from
  654. the Main Menu.
  655.  
  656. If you want to repeat information from one record to the next,
  657. answer Y to the first question.  This can save lots of time if
  658. you are adding records from the same zip code, the same city, or
  659. the same company.
  660. Page 16
  661.  
  662. If you want to print records as you enter them, answer Y to the
  663. second question.  This is useful when you are entering many
  664. records and want to later compare what was actually entered into
  665. Label Master against the source documents.  It is a good error
  666. checking feature when entering large numbers of records.
  667.  
  668. If you want to have new records dated as you enter them, answer Y
  669. to the third question.
  670.  
  671. If you want Label Master to automatically insert the city, state,
  672. and country from a previously entered zip code, answer Y to the
  673. fourth question.
  674.  
  675. If you want Label Master to check whether the new record you are
  676. adding has already been entered, answer Y to the fifth question.
  677.  
  678. The next three questions ask whether you want to skip the Title,
  679. Organization, or Country fields when adding new records.  Many
  680. people keep mailing lists in which they never enter this type of
  681. data.  Answering Y (Yes) to these questions will suppress these
  682. fields when entering new records, saving you a lot of keystrokes. 
  683. You can always enter this data later if you want because these
  684. fields are not suppressed when you Edit an existing record.
  685.  
  686. The next question allows you to set the column at which you want
  687. to print when printing labels while adding new records or when
  688. using the Main Menu F6 key to print records. One use for the F6
  689. feature is to print an address directly on an envelope. With this
  690. feature, you can specify exactly where you want the address to
  691. print on the envelope.
  692.  
  693. The next question lets you specify the number of characters you
  694. want the last name and organization indexes built on.  The
  695. defaults are 15 for the last name field and 10 for the
  696. organization field. The valid range is 1 to 30 for both indexes. 
  697. If disk space is a consideration, you can lower these numbers to
  698. reduce the size of the lname.ntx and org.ntx files.
  699.  
  700. The last question is similar. If you want to reduce the size of
  701. your zip.ntx file, do not include the address field in the zip
  702. index. The only consequence of this is that your records will not
  703. be in address order within each zip code. The default is No.
  704. Page 17
  705.  
  706.                         MENU OPTION: VIEW
  707.  
  708. Select this option to browse through the records of the main
  709. records database, the states/provinces database, and the notepad
  710. database.
  711.  
  712. For the main records database, this option, like all others,
  713. obeys the filter condition. (see function key F10 - set filter
  714. on/off, below). 
  715.  
  716. The states/provinces look-up table is the database Label Master
  717. uses to check the accuracy of the State/Zip code combinations in
  718. your records when you use option C on the Services menu.  You can
  719. add records to this look-up table if you have addresses in other
  720. countries. Label Master comes complete with state/territory/zip
  721. code data for the United States, and province/territory/postal
  722. code data for Canada.
  723.  
  724. Use the Notepad database to record anything you want.  We put it
  725. here so you could have a convenient place to keep a record of any
  726. codes you might be using in the Notes field, but you can use it
  727. for anything you want.
  728.  
  729. The Spelling Dictionary database is used by the word processor's
  730. spell checking routine. You may add, edit, etc. records here.
  731. Like WordPerfect's spell checker, you can also automatically add
  732. words during spell checking.
  733.  
  734. The Label Master File Location file contains the location of
  735. Label Master files you want to maintain on floppy drives or hard
  736. disk directories.  If you add records to this file, be sure to
  737. precede any hard disk directory name with the drive designator,
  738. e.g., C:\CLIENTS.  Do not place a \ at the end of the directory
  739. name.
  740.  
  741. When in the View/browse mode, you can press F1 to get a list of
  742. key combinations which will help you navigate.  In addition, the
  743. bottom of the screen shows options for adding, editing, deleting,
  744. etc.  Notice that the record number for each record is shown at
  745. the top of the screen. 
  746. Page 18
  747.                           FUNCTION KEYS
  748.  
  749. F1 function key - at any point in the program you can press F1 to
  750. read this Users Manual.
  751.  
  752. F2 function key - use this feature to edit the text in the memo
  753. field of the current record.  You may enter any text you want. 
  754. We suggest you keep your comments short, however, since disk
  755. space used for memos means less space available for records. 
  756. Press F10 to save any changes. Press Esc to exit without saving
  757. changes.
  758.  
  759. F3 function key - Use this feature to toggle between last name,
  760. organization, and zip code order.  A small arrow appears beside
  761. the Last Name, Organization, or Zip Code field heading to
  762. indicate the currently selected order.
  763.  
  764. Note on Zip Code order:  If you have instructed it to do so,
  765. (Option O - Set Defaults) Label Master automatically sorts your
  766. records by street address within each zip code.  Here is the
  767. rule:
  768.  
  769.      If the first non-space character in the Street field is a
  770.      digit, all characters before the second word are ignored. 
  771.      If the second word is a North, South, East, or West
  772.      direction, it too is ignored. Otherwise, the first word in
  773.      the Street field is considered to begin the street name.
  774.  
  775.      Fails on:                    Use instead:
  776.  
  777.      One Snobby Court             1 Snobby Lane
  778.      123 1/2 31st Street          123-1/2 31st Street
  779.      123 N.E. Central Ave.        123 Central Ave. N.E.
  780.      69th Street & Main           Main & 69th Street
  781.      6th Street & 34th            Sixth Street & 34th
  782.  
  783. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  784. record.
  785.  
  786. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar.
  787. Press Esc to make it disappear.
  788.  
  789. F6 function key - use this feature to print the displayed record. 
  790. on a single envelope.  You can control where the record will
  791. print by using option N (Set defaults) on the Services menu. The
  792. data printed is the data specified on the Labels menu.
  793.  
  794. If using a laserjet, feed the envelope face up using the manual
  795. feed envelope guides on top of the paper tray.
  796.  
  797. F7 function key - use this feature to print multiple mailing
  798. labels of the current record.
  799. Page 19
  800.  
  801. F8 function key - use this feature to display your record count.
  802. You will use this primarily to tell how many records meet the
  803. filter condition. Without the filter set, this will give you the
  804. active record count.  This may vary from the running total shown
  805. on the bottom right of your screen since the running total is the
  806. total of all your active records plus any zapped records
  807. available for reuse.
  808.  
  809. F10 function key - this is one of your most powerful features.
  810. Use this feature if you want to work with a selected sub-set of
  811. your records. This feature allows you to filter your master file
  812. so that Label Master can work with any sub-set of the file you
  813. want.
  814.  
  815. You may use a Quick Query or a Super Query. 
  816.  
  817. Use the Quick Query to quickly specify a particular sub-set of
  818. records. For example, if you want to work with only New York
  819. records, select Quick Query, and enter "NY" in the State field of
  820. the filter criteria screen.  Press the PgDn key and you will be
  821. working with only that subset of records.
  822.  
  823. The Super Query allows you to build a more complex query
  824. condition, and save the query condition for repeated use.  Any
  825. number of query conditions may be defined and saved.  See
  826. Appendix B for complete information on using the query builder.
  827.  
  828. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  829. will appear to remind you.  When you clear the filter, (press F10
  830. again) the message disappears.
  831.  
  832. When you set a filter condition, everything you do conforms to
  833. the filter. This includes:
  834.  
  835.      - Printing labels (see Labels discussion above for more
  836.      information)
  837.      - Printing hard copy lists (Services Menu - option E)
  838.      - Going to next record
  839.      - Going to previous record
  840.      - Using the main menu View option
  841.      - Counting records with the F8 feature
  842.      - Copy records to an ASCII file or a floppy disk
  843.  
  844. Remember, to turn the filter off, just press F10 again.
  845. Page 20
  846.                                 
  847.            NOTES FOR CONVERTING FROM EARLIER VERSIONS
  848.  
  849. There have been seven versions of Label Master.  The original
  850. version was not numbered.  Version 2.0 was issued in 1986,
  851. Version 3.0 in 1987, Version 3.1 in 1988, Version 4.0 in 1989,
  852. Version 4.1 in 1990, and Version 4.2 in 1991.
  853.  
  854. Most Label Master registrations come from the United States, but
  855. we have also received registrations from Canada, England,
  856. Australia, New Zealand, Germany, France, Switzerland, Finland,
  857. Latvia, Israel, Norway, Nigeria and the West Indies.
  858.  
  859. If you are upgrading from versions 1 or 2, there is no way you
  860. can easily convert your records unless you are proficient with
  861. dBaseII and dBaseIII. Versions 1 and 2 used a dBaseII file
  862. format.  Versions 3 and 4 use a dBaseIII file format.
  863. Unfortunately, dBaseII is not directly compatible with dBaseIII.
  864.  
  865. We can convert your version 1 or 2 records to version 4.2 for you
  866. for a small fee.  Please contact us if you need this service.
  867.  
  868. Version 3 kept its records in a file called RECORDS.DBF. Version
  869. 4 keeps its records in a file called NAMEFILE.DBF. No conversion
  870. is required if you are upgrading from version 4.0 or 4.1. If you
  871. are upgrading from version 3.0 or version 3.1, do this:
  872.  
  873. 1. start up your new version 4.2.
  874. 2. select option G (Append records) from the Services menu.
  875. 3. select Append dBase records.
  876. 4. At the Append file prompt, enter the location of your
  877. RECORDS.DBF file, e.g., C:\MAIL\RECORDS.DBF.  Press the Enter key
  878. and your records will be imported into LM4 automatically.
  879.  
  880. Page 21
  881.  
  882.                    APPENDIX A - REPORT WRITER
  883.  
  884. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  885. side, a column which gives the column number, and five columns
  886. which show the report specifications. The command options are:
  887.  
  888.                           Load REPORT:
  889.  
  890. Select this option for a list of previously defined and saved
  891. reports.  Highlight the report you want, press Enter, and the all
  892. the specifications for the selected report will be loaded into
  893. the Report Writer.  
  894.  
  895.                          Create REPORT:
  896.  
  897. Select this option to create a new report. When you select this
  898. option, you will be asked to name the report. After naming the
  899. report, you must select Edit REPORT to define the new report.
  900.  
  901.                           Save REPORT:
  902.  
  903. Select this option to save your report specifications.
  904.  
  905.                           Edit REPORT:
  906.  
  907. Select this option if you want to define a new report you have
  908. just Created, or change a report you have just Loaded.  
  909.  
  910. When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  911. will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to display
  912. a list of database fields.  Place the lite-bar over the field you
  913. want to use in column 1 and press Enter.  The name of the field
  914. you have selected will appear in the Column Contents column. 
  915.  
  916. Whether you are specifying the second column for a new report, or
  917. editing an existing report you have Loaded, the editing procedure
  918. is the same.
  919.  
  920. Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column Contents,
  921. Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use the ENTER key
  922. to change the contents of a column. Use the INSERT key to add a
  923. new column.  Use the DELETE key to delete a column.  Use the
  924. ESCAPE key when finished editing.
  925. Page 22
  926.  
  927. To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar    
  928. over the Column Contents column where you want to insert the    
  929. new column, and press Enter.  Select the desired field from    
  930. the list of fields which will be displayed. You will then be    
  931. asked to select one of two choices: (1) Use value contained in    
  932. database field: <field name>, or (2) Build extended expression    
  933. from field: <field name>.  Normally, you will want to select    
  934. the first choice.
  935.  
  936. In some cases, however, you may want the column contents to
  937. contain some modification of the field value selected.  If so,    
  938. select the second choice, and the Report Writer's Expression    
  939. Builder will appear.  See Appendix C for more information on    
  940. using the Expression Builder.
  941.  
  942. To Change: To change the contents of any of the five report   
  943. specification columns, use the arrow keys to place the lite-    
  944. bar over the item you want to change, and press Enter.
  945.  
  946. If you are changing an item in the Column Contents column, you    
  947. will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,    
  948. and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the    
  949. first choice, you will be presented with the same choices as    
  950. discussed above when adding a new column. If you select the    
  951. second choice, you will be presented with the Expression    
  952. Builder.
  953.  
  954. If you are changing an item in the Column Title column, you will
  955. first be asked to specify the column width, and will then be
  956. asked for the new title. The Column Title column initially    
  957. contains the name of the field you have selected.
  958.  
  959. The Width column shows how wide the column is. If you want to    
  960. change the width of a column, select this item and enter a new    
  961. column width.  The default is the width of the field.  
  962.  
  963. Important note: You will probably want to increase the default
  964. column size for numeric fields if you are totaling the column. If
  965. you don't, the column may not be wide enough to display the
  966. totaled values.  
  967. Page 23
  968.  
  969. The Pict column lets you specify a picture, or mask, for numeric
  970. fields.  If you edit a numeric field's picture, you will see the
  971. following:
  972.  
  973.      Picture:  9999999.99
  974.  
  975.      9   A number
  976.      .   Position of the decimal point.
  977.      ,   Inserts a comma
  978.      *   Inserts asterisks for leading blanks
  979.      $   Inserts $ signs for leading blanks
  980.      @(  Encloses negatives in parentheses.
  981.      @B  Left justifies numbers
  982.      @C  Displays CR after a positive number
  983.      @X  Displays DB after a negative number
  984.      @Z  Displays spaces instead of zeros if =0
  985.  
  986.      The 9, period, comma, etc. are  referred to as template
  987.      symbols.
  988.  
  989. Examples may help.  If you wish the numeric field to display its
  990. numbers with commas inserted at the proper places, you would
  991. enter 999,999,999.99 in the picture clause.  77654.33 would be
  992. displayed as 77,654.33.  100022345 would be displayed as
  993. 100,022,345.00.  
  994.  
  995. Template symbols may be combined in the picture clause. For
  996. example, enter @( 999,999.99 in the picture clause to display
  997. negative comma-formatted numbers in parenthesis. Note the space
  998. between the @( template symbol and the 999,999.99 template
  999. symbol.
  1000.  
  1001. Finally, you may edit the Total column if you want the Report
  1002. Writer to total your numeric field columns.
  1003.  
  1004. Delete Report: Select this option to delete previously saved
  1005. reports.
  1006.  
  1007. Headers/Footers: Select this option to enter page titles and/or
  1008. page footers.
  1009.  
  1010. Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify the
  1011. criteria which records have to meet in order to be included in
  1012. the report. See Appendix B for a full discussion of how to
  1013. specify a filter condition using the Query Builder.
  1014. Page 24
  1015.  
  1016. Grouping Order: This option is only available if the database     
  1017. has an active index.  You can find out if you have an active     
  1018. index by choosing Grouping Order from the command list, and     
  1019. then selecting View current sort selection.  If there is no     
  1020. active index, the report writer will tell you.
  1021.  
  1022. You may use this option to have the report writer group your data
  1023. into major and secondary groups. A group change is a point where
  1024. a change takes place in one of the keys in an indexed database.
  1025. Report subtotals will be printed at a group change. 
  1026.  
  1027. If your database has one or more active indexes, the report     
  1028. writer will present a menu of index choices.  Pick the index     
  1029. you want to use for the report.
  1030.  
  1031. Next, the report writer will ask you if you want to select a    
  1032. major group from the index key. If you answer Yes, the report     
  1033. writer will present a menu of major group choices based on the    
  1034. index you have chosen to use.  For example, if your index is     
  1035. based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two     
  1036. choices:
  1037.  
  1038.                LNAME
  1039.                LNAME+FNAME
  1040.  
  1041. If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  1042. writer will not ask you if you want to use a secondary group. If
  1043. you select LNAME, the report writer will ask you if you want to
  1044. select a secondary group from the index key.  If you answer Yes,
  1045. the report writer will present a menu of choices based on the
  1046. unselected portion of the index expression.  In the example we
  1047. are using, the menu would consist of the single choice FNAME. 
  1048.  
  1049. If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a little
  1050. by producing sample reports, and you will quickly see how it
  1051. works.
  1052. Page 25
  1053.  
  1054. Other Options: Select this option to customize the look of your
  1055. report. There are five categories within this option:
  1056.  
  1057.      Page Dimensions: Use the choices in this category to set the
  1058.      desired page length, page width, top margin, and left
  1059.      margin.
  1060.  
  1061.      Group Headers and Totals: Use the choices in this category
  1062.      to give the major or minor groups, if any, a title.  The
  1063.      default titles are Major Group: and Minor Group:.  You can
  1064.      also select any underlining characters you may want to use
  1065.      for the group headers and totals.
  1066.  
  1067.      Eject (new page) Options: Use the choices in this category
  1068.      to specify how you want the report writer to eject pages.
  1069.  
  1070.      Separator Characters: Use the choices in this category to
  1071.      specify separator lines and characters for titles,
  1072.      individual detail lines, columns, etc.
  1073.  
  1074.      Miscellaneous Options: Use the choices in this category to
  1075.      specify whether you want to include a standard two line
  1076.      header on each page consisting of the page #, date, and
  1077.      time.  You can also specify whether you want a full or
  1078.      summary report.  You would use a summary report primarily
  1079.      for numeric reports where the major group totals were all
  1080.      you were interested in.
  1081.  
  1082.      The printer setup and exit codes allow you to send printer
  1083.      control codes to the printer at the beginning and end or the
  1084.      report.  For example, if you are working with an Epson dot
  1085.      matrix printer, and want to print a report in condensed 
  1086.      print, you would enter 15 as the setup code and 18 as the
  1087.      exit code.  If you need to enter more than one code,
  1088.      separate each code with a comma.
  1089.  
  1090.      If you are working with a laser jet printer and want to
  1091.      print your report in landscape mode, you would enter
  1092.      27,38,108,49,79 for the setup code, and 27,69 for the exit
  1093.      code.
  1094.  
  1095.      The examples given above will work for most dot matrix and
  1096.      laser jet printers.  However, printer control codes can vary
  1097.      from printer to printer.  See your printer manual for the
  1098.      control codes used by your printer.
  1099.  
  1100.      If you prefer, you can just leave the printer setup and exit
  1101.      codes blank.  This is ok. Leaving them blank means that the
  1102.      printer will print in whatever mode the printer is currently
  1103.      set for.
  1104. Page 26
  1105.  
  1106.      Print Report: Select this option to send the report to the
  1107.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  1108.      option until you are sure you have the report just the way
  1109.      you want it, since the disk file option displays the report
  1110.      on the screen while also writing to the disk.  You can see
  1111.      right away whether the report looks the way you want it to. 
  1112.      
  1113.  
  1114.      You can suspend or quit report production by pressing the
  1115.      Esc key at any time.
  1116.  
  1117.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you
  1118.      will be prompted for a file name.
  1119.  
  1120.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  1121.      total configuration being used by the report writer.
  1122.  
  1123. Page 27
  1124.  
  1125.                    APPENDIX B - QUERY BUILDER
  1126.  
  1127. The query builder allows you to define a condition which a record
  1128. must meet in order for the record to be used by your application.
  1129.  
  1130. When you Quit the query builder with a query active, your
  1131. application will have access to only those records which meet the
  1132. query condition.  
  1133.  
  1134. Think of the query condition as a filter. Records that do not
  1135. meet the query condition are temporarily filtered out. The other
  1136. records in your database are still there, but they are
  1137. temporarily hidden.
  1138.  
  1139. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the
  1140. query builder menu.  All your records are now available to your
  1141. application.
  1142.  
  1143. When you select the query builder, you will be presented with the
  1144. following menu:
  1145.  
  1146.                        Build a new Query
  1147.                        Add to current query
  1148.                        Count matching records
  1149.                        Zap (remove) existing Query
  1150.                        Save current Query to disk
  1151.                        Restore Query from disk
  1152.                        Delete stored queries
  1153.                        What is current Query
  1154.                        Edit current Query
  1155.                        View records matching Query
  1156.                        Quit
  1157.  
  1158. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  1159. presented with a list of the fields in the database you are
  1160. working with.  Here is an example:
  1161.  
  1162.  
  1163.                        Database Field List
  1164.                        < Deleted? >
  1165.                        ITEM
  1166.                        AMOUNT
  1167.                        DATE
  1168.                        CHECK_NO
  1169.                        TO
  1170.                        CATEGORY
  1171.                        COMMENTS
  1172.                        OK
  1173.                        MEMO
  1174. Page 28
  1175.  
  1176. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  1177. select the field.
  1178.  
  1179. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  1180. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  1181. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  1182. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  1183. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  1184. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  1185. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  1186.  
  1187. When you select a field, you will be asked if you wish to further
  1188. define the field with the Expression Builder.  The default answer
  1189. in No. In most cases, this is what you will want. If you have
  1190. some particular need to further refine the selection of data in
  1191. the field you have chosen, answer Yes, and you will be presented
  1192. with the Expression Builder. See Appendix C for details on the
  1193. Expression Builder.
  1194.  
  1195. If you have selected a character type field, the query builder
  1196. will display a menu of choices, as follows:
  1197.  
  1198.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  1199.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  1200.                     <   (LESS THAN)
  1201.                     >   (GREATER THAN)
  1202.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  1203.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  1204.                     $   (CONTAINS)
  1205.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  1206.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  1207.                     S   (IS SIMILAR TO)
  1208.                     B   (BEGINS WITH)
  1209.                     E   (ENDS WITH)
  1210.  
  1211. Hint: Use the $ (CONTAINS) option to have Label Master find
  1212. records containing a string of characters no matter where it may
  1213. be in the selected field.  You can also use this option to find
  1214. records containing multiple character strings in a field.  For
  1215. example, enter NY;CA;VA to find records containing NY, CA, or VA,
  1216. no matter where they are in the selected field.
  1217. Page 29
  1218.  
  1219. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  1220. display a menu of choices, as follows:
  1221.  
  1222.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  1223.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  1224.                     <   (LESS THAN)
  1225.                     >   (GREATER THAN)
  1226.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  1227.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  1228.  
  1229. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  1230. you as necessary to complete your specification for the field you
  1231. have selected. 
  1232.  
  1233. The query builder will then present the following menu of
  1234. choices:
  1235.  
  1236.                     DONE
  1237.                     AND
  1238.                     OR
  1239.                     AND NOT
  1240.                     OR NOT
  1241.  
  1242. For many simple queries, you can select DONE.  When first
  1243. learning and experimenting with the query builder, you will
  1244. probably want to select DONE and use the 'View records matching
  1245. query' option to see the results of your query specification.
  1246.  
  1247. If you wish to include other field specifications in the
  1248. query expression, you can select one of the other options, as
  1249. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  1250.  
  1251. An example may help. Let's say your query expression at this
  1252. point is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to
  1253. work with only those SMITH's who live in California. Assuming
  1254. your database contains a two character STATE field, you would:
  1255.  
  1256.      1. select AND instead of DONE.
  1257.      2. select STATE from the field list.
  1258.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  1259.         (CONTAINS is often better)
  1260.      4. enter CA for the state name.
  1261.      5. select DONE.
  1262.  
  1263. Your query expression now contains the appropriate references to
  1264. both fields.
  1265. Page 30
  1266.  
  1267. When you have created your query expression, Query Active will
  1268. flash on the screen. You can now select another option from the
  1269. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  1270. application will filter your records so that only those records
  1271. meeting the query (filter) condition will be used.  
  1272.  
  1273. Add to Current Query:  Select this option to add more
  1274. specifications to your query expression.
  1275.  
  1276. Count matching records:  Select this option to have the query
  1277. builder count the number of database records that meet the query
  1278. condition you have specified.
  1279.  
  1280. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  1281. existing query condition.  This restores access to all the
  1282. database records.
  1283.  
  1284. Save current query to disk:  Select this option to save the
  1285. current query condition so you can use it later without having to
  1286. redefine it.  When you select this option, you will be prompted
  1287. for a description of the query condition.  Enter any description
  1288. you want.
  1289.  
  1290. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  1291. previously saved query condition.
  1292.  
  1293. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  1294. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  1295. to delete and the query builder will remove it from the query
  1296. file.
  1297.  
  1298. What is current query:  Select this option to have the query
  1299. builder display the current query.
  1300.  
  1301. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  1302. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  1303. database programmer, you will probably not want to do this.
  1304.  
  1305. View records matching query:  Select this option to view the
  1306. records which match the query condition you have specified. 
  1307.  
  1308. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  1309. your application.
  1310.  
  1311. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  1312. simply experiment with it, building simple query conditions to
  1313. get the feel of it.  As you become more comfortable with how it
  1314. works, try more complex queries.  Remember to save queries which
  1315. you may use again. This will save you the trouble of redefining
  1316. them.
  1317.  
  1318. Page 31
  1319.  
  1320.                  APPENDIX C - EXPRESSION BUILDER
  1321.  
  1322. The Expression Builder allows you to further define the field of
  1323. data you want to use.  It presents you with a menu of choices
  1324. appropriate to the type of field you have selected, i.e.,
  1325. character, numeric, date, logical, or memo field.
  1326.  
  1327. Here are the choices if the field type is character:
  1328.  
  1329.  
  1330.                E X P R E S S I O N   B U I L D E R
  1331.  
  1332.         QUIT         and return current expression
  1333.         TEST         against database (WYSIWYG)
  1334.  
  1335.         UNDO         last change
  1336.         HELP         help with expression builder
  1337.         EXTRACT      subset or rearrange
  1338.         JUSTIFY      left right centered
  1339.         CASE         uppercase lowercase proper
  1340.         MOVE         spaces to end of string
  1341.         ADD          or imbed characters
  1342.         SUBSTITUTE   one value for another
  1343.         DIFFERENT    change to date or numeric
  1344.  
  1345.  
  1346. QUIT: Select this option to leave the expression builder.
  1347.  
  1348. TEST: Select this option to test your expression against the
  1349. current database.
  1350.  
  1351. UNDO: Select this option to undo your most recent change while
  1352. using the expression builder.
  1353.  
  1354. HELP: Select this option for brief help on using the expression
  1355. builder.
  1356.  
  1357. EXTRACT: Select this option if you wish to work with only those
  1358. records that contain a desired portion of the data in the
  1359. character field. For example, assume the character field you have
  1360. selected contains a ten character code, and you want to work with
  1361. only those codes that contain A99 in the first three spaces. You
  1362. could select EXTRACT, then Left 3 characters on the next screen.
  1363. The query expression would become LEFT(ITEM,3).
  1364.  
  1365. After Quitting to the next screen, you would specify EXACTLY
  1366. EQUAL TO, and then A99.  If you then Viewed records matching the
  1367. Query, you would see only records which contained A99 in the
  1368. first three spaces of the item code field.
  1369. Page 32
  1370.  
  1371. When you return to the main menu, the query expression will be
  1372. displayed in the Status box at the bottom of the screen to remind
  1373. you that the only records that are active are those which meet
  1374. the query expression.  You can toggle the filter (query
  1375. expression) off by selecting Filter again from the main menu when
  1376. you are finished working with the A99 records.
  1377.  
  1378. JUSTIFY: Select this option if you wish the right justified, left
  1379. justified, or centered field data to match some value you are
  1380. going to specify. An example of a situation in which you might
  1381. use this capability would be where you suspect blank spaces might
  1382. have  been entered in the field, e.g., " A99" instead of "A99". 
  1383. By specifying left justified here, and specifying EXACTLY EQUAL
  1384. TO A99 at the next screen, you will get all the A99 records, even
  1385. those where blanks might have been entered by mistake at the
  1386. beginning of the field data.
  1387.  
  1388. CASE: Select this option if you wish the upper-cased,
  1389. lower-cased, or properized (first letter capitalized) field data
  1390. to match some value you are going to specify in the next step.
  1391.  
  1392. MOVE: Select this option if you want to move all the blank spaces
  1393. in a field's contents to either the beginning or the end of the
  1394. field data. "A99 123" would be treated either as " A99123" or
  1395. "A99123 ", depending on which option you select.  You could then
  1396. compare the result of that expression to some value you will
  1397. specify in the next step.
  1398.  
  1399. ADD: Select this option if you wish to add or imbed particular
  1400. characters in the query expression in order to compare that
  1401. expression to some value you will specify in the next step.
  1402.  
  1403. SUBSTITUTE: Select this option if you want to have the filter
  1404. substitute one string of characters for another string so that
  1405. appropriate matching can take place against some value you will
  1406. specify in the next step.
  1407.  
  1408. DIFFERENT: Select this option if you wish to have the filter
  1409. convert characters to numeric or date format so that appropriate
  1410. matching can take place against some value you will specify in
  1411. the next step.
  1412.  
  1413. Other appropriate options for expression building are presented
  1414. when you select a numeric, date, logical, or memo field.
  1415.  
  1416. The basic idea is that the expression builder allows you to
  1417. further define the field of data you want to use.  In the great
  1418. majority of cases, you will not need to use the Expression
  1419. Builder, but it is available as a tool which can be used if
  1420. needed.
  1421. Page 33
  1422.  
  1423.                    APPENDIX D - WORD PROCESSOR
  1424.  
  1425. When you select the word processor option, you will be prompted
  1426. to enter the name of the file you want to enter.  The default is
  1427. *.TXT, i,e, all files ending in .TXT.
  1428.  
  1429. If you want to create a new file, or want a list of all files on
  1430. the current directory, leave the file name blank and press ENTER.
  1431. You will then be prompted for whether you want a new file or a
  1432. list of all files.
  1433.  
  1434. Alternatively, you may enter a wildcard, e.g., *.TXT, to display
  1435. a list of specific files you want.
  1436.  
  1437. When you have specified or selected the file you want, you will
  1438. see a menu which allows you to edit the file, print the file,
  1439. set defaults, or quit back to the main menu.
  1440.  
  1441. Edit, print, and quit are self explanatory.  The file mask option
  1442. allows you to specify a file mask you may want to use each time
  1443. you use the word processor, e.g., *.TXT. 
  1444.  
  1445. When you select Edit, you will see a blank screen which is 65
  1446. characters wide. This assumes you will be printing on standard
  1447. 8 1/2 inch paper, which, at 10 characters per inch, is 85
  1448. characters wide. The 65 character screen assumes you will be
  1449. using left and right margins of one inch. (85 - 20 = 65).
  1450.  
  1451. To the left of the editing screen you will see function key
  1452. assignments, as follows:
  1453.  
  1454.      F1- Help: Press the F1 key to display the Label Master Users
  1455.      manual.
  1456.  
  1457.      F2- Spell: Press the F2 key to have Label Master spell check
  1458.      your document. This feature uses the file DICT.DBF and the
  1459.      index files ALPHA.NTX and SOUND.NTX. If you are familiar
  1460.      with WordPerfect, you will see that it closely emulates the
  1461.      WordPerfect spell checker.
  1462.  
  1463.      The spell check dictionary initially contains only 128
  1464.      words. As you use this spell checking feature to add words
  1465.      to the dictionary, it will quickly grow and become more and
  1466.      more useful.
  1467.  
  1468. Page 34
  1469.  
  1470.      F3- Block: Press the F3 key to select blocks of text for
  1471.      copying, moving, or deletion.
  1472.  
  1473.      F5- Files: Press the F5 key to import text files into the
  1474.      current document, and to export (save) the current document
  1475.      to a different file name.
  1476.  
  1477.      You should only import DOS TEXT files. If importing
  1478.      Wordperfect 5.0 or 5.1 files, they should first be saved as
  1479.      DOS TEXT files after setting the left and right margins at
  1480.      1.25 inches using COURIER 10 point font. If importing
  1481.      Wordperfect 4.2 files, set the left and right margins at 10
  1482.      and 74 respectively to allow for a 65 character line width.
  1483.      This will eliminate any extra re-formatting of the document
  1484.      after it is imported.
  1485.  
  1486.      F6- Bold: Press the F6 key to insert a special character
  1487.      which will turn bold printing on and off when printing.
  1488.  
  1489.      F7- Underline: Press the F7 key to insert a special
  1490.      character which will turn underlining on and off when
  1491.      printing.
  1492.  
  1493.      F8- Margins: Press the F8 key to select left and right
  1494.      margins for printing. The default margins are 10 for the
  1495.      left margin and 75 for the right margin. Note that at 10
  1496.      characters per inch, this will give you standard one inch
  1497.      left and right margins when printing.  We recommend that
  1498.      you use the default margins.
  1499.  
  1500.      F9- Merge: Press the F9 key to display a list of field    
  1501.      names. Use this feature to insert field names into the body
  1502.      of your document. When you print the document, the data from
  1503.      the current record will be printed in the body of your
  1504.      document.
  1505.  
  1506. The spell checker built into the word processor allows you to
  1507. add words to the spell checking dictionary, the DICT.DBF file.
  1508. Page 35
  1509.  
  1510.                  APPENDIX E - ZIP-PLUS-4 SERVICE
  1511.  
  1512. This Label Master feature allows you to create floppy disks of
  1513. Label Master records which you can send to the U.S. Postal
  1514. Service where they will convert your 5 digit zip codes into 9
  1515. digit zip codes. The USPS will also correct any of your incorrect
  1516. zip codes, including blank zip codes.
  1517.  
  1518. This feature can save you quite a bit of money since you will pay
  1519. less for mailings using 9 digit zip codes.
  1520.  
  1521. To take advantage of this feature, you must obtain a copy of the
  1522. USPS form entitled Diskette Processing Request Form - ZIP+4
  1523. Coding, from any U.S. Post Office.
  1524.  
  1525. When filling out this form, include this information:
  1526.  
  1527.      Record Length: 84
  1528.      Input File Name: DISK1.RKS
  1529.      (if you have a lot of records, Label Master will
  1530.      automatically create and name the additional files as
  1531.      DISK2.RKS, DISK3.RKS, etc.
  1532.  
  1533.      INPUT FIELDS:        Field Length    Beginning Position
  1534.      Personal Name:       15               1
  1535.      Secondary Address:   (leave blank)
  1536.      Delivery Address:    30              16
  1537.      City:                28              46
  1538.      State:                2              74
  1539.      Zip Code:             5              76
  1540.  
  1541.      OUTPUT FIELDS:       Field Length    Beginning Position
  1542.      Carrier Route ID:    (leave blank)
  1543.      ZIP+4 code:          (leave blank)
  1544.      Add-on Code:          4              81
  1545.      State (Abbrev.):     (leave blank)
  1546.      Footnote Flags:      (leave blank)
  1547.      Record Type:         (leave blank)
  1548.  
  1549. For each INPUT records disk Label Master creates, you will have
  1550. to supply a blank formatted OUTPUT disk to accompany it. The
  1551. Postal Service uses the OUTPUT disk to record the updated file.
  1552. Both will be returned to you by the Postal Service.
  1553.  
  1554. Your local Post Office will give you the address of the diskette
  1555. processing facility nearest you. Alternatively, you can mail your
  1556. diskettes to the national processing facility listed on the
  1557. diskette processing form.
  1558. Page 36
  1559.  
  1560. When you select the Zip-Plus-4 feature from the Services menu,
  1561. you will be given two options, to produce the INPUT disk which
  1562. goes to the USPS, and to process the OUTPUT disk from the USPS.
  1563.  
  1564. Select the INPUT disk option to produce disk(s) to go to the
  1565. USPS.
  1566.  
  1567. Select the OUTPUT disk option when you have received the updated
  1568. disk(s) from the USPS.
  1569.  
  1570. Some things to note:
  1571.  
  1572. 1. When Label Master prepares the INPUT disk, it places on the
  1573. disk only those records which do not already have a nine digit
  1574. zip code.  This means, for example, that if you have added 100
  1575. five-zip records since you last updated your records with the
  1576. zip-plus-4 service, Label Master is smart enough to place on the
  1577. INPUT disk only the 100 new records.
  1578.  
  1579. 2. Not all the records sent to the USPS will come back with nine
  1580. digit zip codes.  For example, a record may contain an incorrect
  1581. address, which the USPS computer cannot match to a zip-plus 4
  1582. code.  If the final four digits are not added to a record, you
  1583. should check the address to make sure it is correct.  Perhaps it
  1584. should read 101 Maple Street instead of 101 Maple Road.
  1585.  
  1586. 3. As a precaution, you should always back up your records before
  1587. updating your records with the Postal Service OUTPUT disk. If the
  1588. Postal Service has made any kind of mistake, and it sometimes
  1589. does, you will need to restore your original records from your
  1590. back up disk(s) because your zip codes may be all mixed up. 
  1591.  
  1592. Page 37
  1593.  
  1594.                          IMPORTANT NOTE
  1595.  
  1596.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  1597.  
  1598. Please make regular backup copies of your records to protect
  1599. against accidental erasures or system malfunction.  All hard
  1600. disks will fail eventually. The only question is when.
  1601.  
  1602. Your records are in the files called NAMEFILE.DBF and
  1603. NAMEFILE.DBT. These two files MUST be backed up at the same time.
  1604.  
  1605. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  1606. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  1607. programs available for saving and restoring copies of your
  1608. records. These include:
  1609.  
  1610. Back-It: available from Gazelle Systems, 42 N. University Ave.,
  1611. Suite 10, Provo, Utah 84601, phone (800) 233-0383 or (801)
  1612. 377-1288.  320 K RAM required.
  1613.  
  1614. DS Backup+: available from Design Software, 1275 W. Roosevelt
  1615. Road, Chicago, Illinois 60158, phone (800) 231-3088 or (312)
  1616. 231-4540.  256K RAM required.
  1617.  
  1618. Fastback Plus: available from Fifth Generation Systems, 11200
  1619. Industriplex Blvd., Baton Rouge, Louisiana 70809, phone (800)
  1620. 873-4384 or (504) 291-7221.  330K RAM required.
  1621.  
  1622. Mace Gold Utilities (includes Mace Backup): available from Paul
  1623. Mace Software , 400 Williamson Way, Ashland, Oregon 97520, phone
  1624. (503) 488-0224.  256K required.
  1625.  
  1626. PC Tools Delux: available from Central Point Software, 15220 N.W.
  1627. Greenbrier Parkway, #200, Beaverton, Oregon 97006, phone (503)
  1628. 690-8090. 512K required.
  1629.  
  1630. Point and Shoot PC-Fullback: available from Westlake Data, P.O.
  1631. Box 1711, Austin, Texas 78767, phone (512) 328-1041.  384K
  1632. required.
  1633.  
  1634. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  1635. your records (Services Menu) after restoring.
  1636.  
  1637. In addition to backing up your records onto disks or tape, we
  1638. also suggest you use Label Master's hard copy report feature
  1639. (Services -E) to periodically print a hard copy of your records
  1640. and file it away.  If a worst case scenario, you can always
  1641. re-type your records from this printout.
  1642. Page 38
  1643.  
  1644.                         LABEL MASTER 4.2
  1645.  
  1646.                         REGISTRATION FORM
  1647.  
  1648. Please register my copy of Label Master 4.2.  My check for $35 is
  1649. enclosed.
  1650.  
  1651. __ Only $25 enclosed. I am a currently registered owner of
  1652. version ___.
  1653.  
  1654. TO:                           FROM:
  1655.  
  1656. RKS Software, Inc.            Name: 
  1657. 3820 N. Dittmar Rd.
  1658. Arlington VA 22207       (Company): 
  1659.  
  1660.                            (Title): 
  1661.  
  1662.                            Address: 
  1663. Today's
  1664. date: ___________       City,State: 
  1665.  
  1666.                           Zip Code:
  1667.  
  1668.                       Phone Number:
  1669. Page 39
  1670.  
  1671.                               INDEX
  1672. ASCII. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1673. Backup copies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  1674. Blank lines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1675. Blocks of text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1676. Bold printing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1677. Browse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1678. Bulk mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1679. Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1680. Code your records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  1681. COM ports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1682. CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1683. DBase records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1684. Delete a record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1685. Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1686. Duplicate records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1687. Emulation mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1688. Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16, 18
  1689. Esc key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1690. Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 27
  1691. Floppy disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1692. Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1693. Import text files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1694. Label width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1695. Labels across. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1696. Laser jet labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1697. Left margin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1698. Mailmerge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1699. Memo field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1700. Monochrome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1701. Multiple mailing labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1702. New directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1703. Query builder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  1704. Query condition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1705. Quick Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1706. Record count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1707. Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
  1708. Registered owners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
  1709. Replace any text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1710. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  1711. Separate mailing list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1712. Spell check. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  1713. Spell checking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1714. Spelling Dictionary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1715. Super Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1716. Temporary first line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1717. Underlining. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1718. Wildcard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  1719. Word processor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1720. WordPerfect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1721.